Ter o próprio negócio é o sonho de muitos brasileiros, mas só em pensar nas etapas para abrir uma empresa, alguns já começam a ter pesadelos. Com o objetivo de ajudar futuros empreendedores que ainda não sabem por onde começar e incentivar aqueles que estão com receio, a Excellent Sistemas criou esta matéria com as principais dúvidas de novos empresários.

Todas as dificuldades impostas pelas várias etapas do processo de abertura de empresa representam uma barreira que, muitas vezes, faz com que o objetivo final não seja sequer colocado em prática. Além disso, o custo também assusta, principalmente considerando que é um investimento inicial, o que traz bastante insegurança ao novo empreendedor, que precisaria começar a obter lucro com seu negócio para ver recompensada a sua aposta.

O primeiro passo a ser tomado é o registro da empresa.

Registrar Empresa: Documentos Necessários

A formalização do seu negócio é o primeiro passo para o início das suas atividades empresariais, mas você precisa ficar atento para realizar corretamente todas as inscrições, licenças e alvarás necessários. Mesmo após ter em mãos o CNPJ, o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, e estar inscrito na Previdência Social, há uma série de licenças, registros e alvarás municipais e estaduais que você irá precisar para funcionar legalmente.

A falta de algum desses documentos poderá atrasar ou até inviabilizar a abertura do seu empreendimento. Lembre-se que para cada ramo de atividade e/ou forma de constituição escolhida para abrir sua empresa, você precisará de autorizações distintas. A legislação do município e do estado onde sua empresa será instalada também pode exigir inscrições específicas. Por isso, é importante consultar um contador que conheça a legislação local.

Para te ajudar nesse importante passo empresarial, reunimos neste guia os principais documentos necessários para abrir uma empresa.

1 - Encontre um contador

Você precisa de um contador para abrir e manter sua empresa. O contador será seu maior aliado para organizar seus negócios e manter tudo em dia, dentro da lei, além de aprender mais sobre gestão e controle das finanças.

Uma empresa contábil pode auxiliar você nos passos seguintes. 

• Contrato social

Basicamente, a elaboração do contrato social irá definir as participações de capital de cada um dos sócios do empreendimento, bem como definir quais serão as atividades da empresa e seu funcionamento (modelo tributário, participação dos sócios, etc). O passo seguinte é verificar se o nome e o objeto social da empresa encontram-se disponíveis para que o documento seja elaborado, que, por sua vez, deverá ser reconhecido em cartório e assinado por um advogado.

Uma dica é avaliar, já nesse momento, se sua empresa pode enquadrar-se no Simples Nacional, que é uma excelente forma de reduzir alíquotas de tributos e simplificar sua forma de pagamento junto aos órgãos do Fisco.

• Registro na junta comercial

O primeiro deles é o registro na Junta Comercial ou no Cartório de Pessoas Jurídicas de seu estado. É a partir desse registro que sua empresa passará a existir oficialmente. Ele deve ser feito antes da obtenção do CNPJ e, apesar de não oferecer autorização para sua empresa começar a funcionar, é requisito essencial para prosseguir no processo de legalização dela. Lembre-se que você precisará realizar previamente uma consulta do nome empresarial escolhido, para verificar se já não existe outra empresa registrada com ele.

• Alvará de localização e funcionamento

O principal documento obtido no município é o alvará de funcionamento, ele é a autorização final que lhe permite abrir as portas do seu negócio. Para o obter, você precisa comprovar na prefeitura da sua cidade que reúne todas as condições exigidas por lei para exercer a atividade de sua empresa. Essas condições podem variar de acordo com o município, estado e ramo de atividade.

Antes de o requerer e até mesmo de realizar a inscrição na junta comercial, você deverá fazer uma consulta prévia na prefeitura de sua cidade, para verificar se a atividade empresarial escolhida por você pode ser exercida no local onde pretende abrir a sua empresa.

• Inscrição estadual

A maioria dos estados possui um convênio com a Receita Federal que lhe possibilita obter a inscrição estadual pela internet junto com o seu CNPJ, por meio de um cadastro único. Em alguns casos, a inscrição estadual deve ser obtida antes do alvará de funcionamento. Essa inscrição é obrigatória para empresas que prestam serviços de comunicação e energia, além das empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual. É a partir dela que você recebe a sua inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

• Licenças e inscrições nos órgãos de regulação estaduais e municipais

As autorizações dos órgãos de vistoria são requisitos essenciais para conseguir o seu alvará de funcionamento. São bastante variáveis e dependem do ramo de atividade, local de instalação e até mesmo do porte de sua empresa. Algumas atividades empresariais precisam de autorização até das Forças Armadas – como é o caso das empresas que trabalham com artefatos explosivos, bélicos e produtos químicos controlados. Entre as inscrições e licenças mais comumente exigidas, estão as seguintes:

• Licença ambiental: Obtida em órgãos Municipais e Estaduais de meio ambiente e no IBAMA. Geralmente é exigida de empresas que exercem atividade industrial, metalúrgica, mecânica, têxtil, química, de calçados, atividade agropecuárias.
• Licença sanitária: Obtida em órgãos Municipais, Estaduais e Federais de vigilância sanitária. É exigida principalmente de empresas que atuam no setor de alimentação, medicamentos e cosméticos.
• Vistoria de cumprimento das normas de segurança: É realizada pelo Corpo de Bombeiros e praticamente todas as empresas estão sujeitas.

Além das inscrições e licenças municipais e estaduais, algumas atividades exigem a inscrição em órgãos federais, como o ministério do turismo, ministério da agricultura, pecuária e abastecimento, polícia federal, entre outros.

2- Defina o capital inicial

Complementar o capital inicial da empresa com recursos dos bancos pode ser a sentença de extinção da empresa. Nos primeiros meses, a lucratividade pode não ser alta o suficiente para compensar essas dívidas, gerando juros, e isso dificultará bastante ficar no orçamento.

Ao calcular o capital inicial, leve em consideração todos os recursos essenciais para dar início às atividades, que vão desde a aquisição de mercadorias e máquinas, até mesmo gastos com a decoração da loja. Manter um capital de giro para as despesas dos primeiros meses também é uma boa forma para evitar futuras dores de cabeça.

3- Conheça os custos do negócio

Muitos empreendedores iniciantes, por falta de conhecimento do mercado, não conseguem enxergar todos as despesas que terão durante as suas atividades. Gastos como o 13º de funcionários e o FGTS devem ser levados em consideração na hora de contratar, por exemplo. Por isso, recomenda-se a formação de uma reserva de contingência para que o empreendedor não seja pego desprevenido.

Outra despesa importante para se levar em consideração é a carga tributária que recairá sobre o negócio. Lembre-se que pequenos empresários podem ser beneficiados pelo Simples Nacional.

4- Contrate um sistema de gestão

Embora pequenas empresas não vejam necessidade em utilizar um software de gestão, ter uma solução modular e completa, com valor acessível, faz toda a diferença para o negócio, pois ajuda no controle e organização da empresa, sobrando tempo para que você, empreendedor, foque em outras atividades, como capacitações e novas ideias para o seu empreendimento.

A Excellent Sistemas conta com recursos de controle de estoque e vendas, além de controle de fluxo de caixa e emissão de nota fiscal.

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